آموزش ساخت فهرست در ورد (Microsot Word) - مجله پریها

اگر در حال تهیه مقاله، کتاب، آماده کردن گزارش (کنترل پروژه یا فروش و…) هستید، قطعا به ساخت فهرست در ورد احتیاج خواهید داشت. فهرست نویسی باعث خواهد شد که مخاطب به سرعت به مطلب مورد نظر خود دست پیدا کند.

پیش احتیاج فهرست نویسی آشنایی با Style می باشد.

آموزش ساخت فهرست در ورد :

صفحه فهرست یکی از اصلیترین ارکان هر مطلب، نوشته، کتاب، جزوه، اسناد وُرد و… می باشد که به بیان عنواین مطالب موجود در صفحات و شماره صفحه مربوط به آن عناوین می پردازد و به ما یاری می نماید تا بدون اتلاف وقت و به راحتی به مطلب مورد نظر و صفحه آن مراجعه کنیم. من در این آموزش به همراه شما به یک فهرست نویسی بدون دردسر خواهم پرداخت، با من همراه باشید.

فهرست نویسی به صورت اتوماتیک یکی از قابلیت های برنامه وُرد میباشد. شما در این نوع فهرست نویسی احتیاجی نخواهید داشت تا مانند روش دستی، اقدام به وارد نمودن عناوین و شماره صفحه بصورت دستی کنید. بلکه برنامه وُرد این کار را بصورت اتوماتیک برای شما انجام میدهد! از مزایای این نوع فهرست نویسی این است که در کمترین زمان و با حداکثر دقت این کار انجام پذیر میباشد.

نکته : در این آموزش برای عناوین از سبک های پیش فرض برنامه استفاده خواهد شد.

چگونه این فهرست را بسازیم ؟

برنامه وُرد برای ساخت فهرست در ورد احتیاج به اطلاعاتی دارد که شما در متن خود استفاده میکنید. یکی از مهمترین این اطلاعات تعریف سبک Heading1 و Heding2 و Heading3 برای عناوین نوشته شده در متن میباشد.

مثال: شما میخواهید در خصوص بورس مطلبی بنویسید. عنوان این مطلب اطلاعات لازم برای سرمایه گذاری در بورس است و اولین مبحث اصلی این عنوان گام های سرمایه گذاری در بورس میباشد که با سبک heading 1 نوشته شده است و زیر مجموعه های این مبحث که گامهای آن هستند با سبک heading 2 نوشته شده است.

برای نوشتن یک فهرست اتوماتیک، برای مبحث اصلی در تمامی صفحات سند میباید از سبک Heading1 بهره ببرید و برای مبحث دوم که زیر مجموعه آن نیز هست از Heading2 . این ترتیب انتخاب سبک ها برای نشان دادن عنوان اصلی و زیر مجموعه ساخته میگردد.

برای دسترسی به سبک های نوشتاری (Style) از سربرگ Home به کادر گروه Styles مراجعه نموده و اقدام به انتخاب سبک مورد احتیاج خود کنید.

نکته : اگر سبکی را که برای عنوان های متن خود در نظر دارید را بین سبک های Heading 1,2,3 موجود برنامه یافت نکردید(که معمولا باید سبک را برای عنوان ها شخصی سازی کرد) و به دلیل اینکه برنامه ورد برای فهرست نویسی تنها سبکهای (Heading (1,2,3 را میشناسد، میتوانید اقدام به ساخت یک سبک سریع و جدید بانام (Heading (1,2,3 نمایید. برای این کار میتوانید پس از ساخت سبک جدید متناسب با احتیاج خود و انتخاب آن ، و باز کردن کادر محاورهای سبک ها از گزینه Save Selection as a New Quick Style برای ذخیره سازی سبک جدید استفاده نمایید. این نکته را به یاد داشته باشید که پس از ایجاد سبکی جدید برای عنوان اصلی، در زمان انتخاب نام حتما از نام های (Heading (1,2,3 استفاده نمایید. از این پس شما میتوانید از سبک جدید برای عناوین بهره ببرید.

پس از تایپ متن با سبکهای (Heading (1,2,3 ، اقدام به ساخت فهرست اتوماتیک به روش زیر کنید:

ابتدا مکان نما را به ابتدای صفحه منتقل کنید.

سپس از سربرگ References به کادر گروه Table of contents مراجعه نموده و از این کادر گروه گزینه Table of content را انتخاب نمایید.

با کلیک بر روی این گزینه کادری در زیر آن باز خواهد شد که شامل انواع پیش فرض فهرست نویسی میباشد. و ترتیب نوشتاری Heading1 و heading2 و Headin3 در این فهرست ها اولویت بندی سبک های عناوین را تعیین میکند. به این صورت که جمله های نوشته شده با سبک heding1 در اولویت اول و نوشته ها با سبک heding3 در اولویت آخر فهرست نویسی قرار دارند و نوشته های سبک heding2,3 زیر مجموعه heding1 هستند.

نکته:

با انتخاب گزینه از همین کادر Insert Table Of Contents میتوانید به شخصی سازی گزینه ها و تنظیمات مربوط به فهرست های پیش فرض نمایید.

اکنون با کلیک بر روی فهرست بندی مناسب، برنامه وُرد بصورت اتوماتیک فهرست نویسی (با اولویت عنوان (Heading1) و زیر مجموعه های آن که با سبک Heading2,3 و غیره تعریف شده اند) را انجام خواهد داد و شما نتیجه آن را مشاهده خواهید کرد

ممکن است در فهرست ساخته شده دو اشکال وجود داشته باشد. یکی اینکه ابتدای فهرست ساخته شده کلمه Content درج شده باشد و دیگری اینکه متن اصلی در ادامه فهرست نوشته شده است، در صورتی که متن اصلی باید از ابتدای صفحه ای دیگر (صفحه بعد) آغاز گردد.

برای حل مشکل اول کلمه را انتخاب کنید و عنوان مقاله و یا هر نوشته ای را که میخواهید درج گردد را وارد نموده و جمله را راست چین کنید.

برای حل مشکل دوم فلش ماوس را به ابتدای جایی که متن اصلی آغاز شده است ببرید و کلیک کنید تا مکان نما به آنجا انتقال داده گردد. حال از سربرگ page Layout به کادر گروه page setup بروید و بر روی گزینه Page Break کلیک کنید و از کادر باز شده آن گزینه Next page را انتخاب کنید تا متن شما به صفحه بعد انتقال داده گردد.

در آخر عرض کنم که اگرچه ساخت فهرست در ورد، به صورت اتوماتیک راحت تر و سریعتر است ولی استفاده از روش دستی نیز کارآیی خود را دارد و میتواند در بسیاری از مواقع احتیاج شما را رفع سازد.

گردآوری : مجله اینترنتی خبرنگارانمنبع: setare.com